Das Gefahrstoffverzeichnis: Pflichtangaben, Pflege und Vorlage

Frag in einem beliebigen Handwerksbetrieb, wie viele Gefahrstoffe im Haus sind. Die Antwort lautet fast immer „ein paar“. Wer dann mit einer Liste durch Werkstatt, Lager, Putzraum und Büro geht, kommt schnell auf fünfzig oder mehr. Genau diese Liste ist das Gefahrstoffverzeichnis, manchmal auch Gefahrstoffkataster genannt. Ohne ein vollständiges Verzeichnis fehlt die Grundlage für alles Weitere.

Rechtsgrundlage: § 6 Abs. 12 GefStoffV

Nach § 6 Abs. 12 der Gefahrstoffverordnung musst du als Arbeitgeber ein Verzeichnis der im Betrieb verwendeten Gefahrstoffe führen. Die aktuelle Fassung der Verordnung nennt fünf Mindestangaben:

Wer noch eine ältere Vorlage nutzt, findet dort oft nur vier Angaben und den Verweis auf das Sicherheitsdatenblatt als Anhang. Inhaltlich ist der Unterschied gering, in der aktuellen Fassung ist der Verweis aber ausdrücklich eine eigene Pflichtangabe. Bei Nummer 4 geht es nicht nur um die Frage, wo das Produkt verwendet wird, sondern wo Beschäftigte ihm ausgesetzt sein können. Dazu gehört auch das Lager, in dem Gebinde umgefüllt werden.

Ausnahme: Werden nur Tätigkeiten mit geringer Gefährdung nach § 6 Abs. 13 GefStoffV ausgeübt, entfällt die Pflicht zum Verzeichnis. Das muss sich aus der Gefährdungsbeurteilung ergeben. In einem Büro mit haushaltsüblichen Reinigern kann das zutreffen, in einer Werkstatt so gut wie nie.

Sinnvolle Zusatzangaben

Die fünf Pflichtangaben sind das Minimum. Für die tägliche Arbeit lohnen sich ein paar zusätzliche Spalten, weil du sie für Lagerung, Gefährdungsbeurteilung und Beschaffung sowieso brauchst:

• Hersteller bzw. Lieferant
• Gefahrenpiktogramme und Signalwort
• Lagerklasse nach TRGS 510 und Lagerort
• Kennzeichnung als krebserzeugend, keimzellmutagen oder reproduktionstoxisch (CMR)
• Verweis auf Gefährdungsbeurteilung und Betriebsanweisung
• Ergebnis der Substitutionsprüfung
• Ausgabedatum des Sicherheitsdatenblatts und Datum der letzten Prüfung
• verantwortliche Person oder Stelle

Kostenlose Vorlage: Gefahrstoffverzeichnis als Excel

Damit du nicht bei null anfängst, gibt es unsere kostenlose Gefahrstoffverzeichnis-Vorlage (Excel). Sie enthält alle Pflichtspalten nach § 6 Abs. 12 GefStoffV und die wichtigsten Zusatzspalten. Für einen kleinen Betrieb mit überschaubarem Bestand ist eine gut gepflegte Tabelle völlig ausreichend.

So legst du das Verzeichnis in vier Schritten an

1. Bestand aufnehmen: Geh Raum für Raum durch den Betrieb und notiere jedes Produkt mit Gefahrenpiktogramm oder Warnhinweis, inklusive Gebindegröße und Standort. Ein Handyfoto vom Etikett spart später Arbeit.
2. Datenblätter zuordnen: Such zu jedem Produkt das aktuelle Sicherheitsdatenblatt heraus oder fordere es beim Lieferanten an. Daraus übernimmst du Bezeichnung und Einstufung.
3. Betrieb ergänzen: Trag Mengenbereich und Arbeitsbereiche ein. Diese Angaben stehen in keinem Datenblatt, die kennst nur du bzw. die Leute vor Ort.
4. Aufräumen: Was niemand mehr braucht, wird fachgerecht entsorgt und nicht ins Verzeichnis übernommen. Jeder Stoff weniger ist eine Gefährdungsbeurteilung weniger.

In einem kleinen Friseursalon ist das an einem Nachmittag erledigt. In einer Produktion mit mehreren Hallen solltest du die Bereichsverantwortlichen einbinden und die Aufnahme auf mehrere Tage verteilen.

In welcher Form muss das Verzeichnis geführt werden?

Eine bestimmte Form schreibt die GefStoffV nicht vor. Papier, Excel oder Software sind zulässig. Entscheidend sind zwei Punkte:

• Zugänglichkeit: Die Angaben zu Bezeichnung, Einstufung, Arbeitsbereichen und Sicherheitsdatenblatt (Nr. 1, 2, 4 und 5) müssen allen betroffenen Beschäftigten und ihrer Vertretung zugänglich sein. Die Mengenbereiche sind davon ausgenommen. Eine Excel-Datei auf dem Rechner des Chefs erfüllt das nicht.
• Nachvollziehbarkeit: Bei einer Kontrolle durch Gewerbeaufsicht oder Berufsgenossenschaft musst du zeigen können, dass das Verzeichnis vollständig und aktuell ist.

Die TRGS 555 ergänzt, dass Beschäftigte in der Unterweisung erfahren sollen, wo sie das Verzeichnis und die Sicherheitsdatenblätter finden. Das lässt sich gut in die jährliche Unterweisung einbauen.

Vollständig heißt wirklich vollständig

Übersehen werden vor allem Stoffe, die niemand als Gefahrstoff wahrnimmt:

• Reinigungs- und Desinfektionsmittel aus Putzraum und Teeküche
• Kleingebinde in der Werkstatt: Kontaktspray, Sekundenkleber, Rostlöser, Silikon
• Restmengen aus abgeschlossenen Projekten im hinteren Regal
• Produkte, die Abteilungen selbst im Baumarkt oder online kaufen
• im Friseursalon: Blondierungen, Oxidationsmittel, Haarfarben, Dauerwellmittel
• Stoffe, die erst bei der Arbeit entstehen, etwa Schweißrauch, Holzstaub oder Dieselmotoremissionen. Sie haben kein Sicherheitsdatenblatt, gehören aber in die Gefährdungsbeurteilung.

Bewährt hat sich eine Begehung Raum für Raum, mit Blick in jeden Schrank. Danach wird abgeglichen: Gibt es zu jedem Produkt ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt?

Aktuell bleiben, ohne Großaktion

Das Verzeichnis veraltet nicht an einem Stichtag, sondern laufend: durch neue Produkte, einen Lieferantenwechsel oder eine geänderte Einstufung im aktualisierten Datenblatt. Die GefStoffV nennt kein festes Prüfintervall für das Verzeichnis. In der Praxis haben sich drei Regeln bewährt:

• Pflege an die Beschaffung koppeln: Kein neues Produkt ohne Datenblatt und ohne Eintrag ins Verzeichnis. Am einfachsten geht das, wenn der Einkauf ein neues Produkt erst nach Freigabe bestellt.
• Datenblatt-Updates einpflegen: Kommt ein überarbeitetes Datenblatt, werden Einstufung und Verweis im Verzeichnis angepasst und es wird geprüft, ob Gefährdungsbeurteilung und Betriebsanweisung betroffen sind.
• Einmal im Jahr vollständig durchsehen: zum Beispiel vor der jährlichen Unterweisung. Nicht mehr verwendete Stoffe werden ausgetragen und entsorgt.

Wie lange muss das Gefahrstoffverzeichnis aufbewahrt werden?

Für das allgemeine Gefahrstoffverzeichnis nennt die GefStoffV keine feste Aufbewahrungsfrist. Es muss aktuell vorliegen. Ältere Stände aufzuheben ist trotzdem sinnvoll, weil sie zeigen, ab wann mit welchem Stoff gearbeitet wurde.

Davon zu unterscheiden ist das Expositionsverzeichnis nach § 10a GefStoffV. Es betrifft Beschäftigte, die Tätigkeiten mit krebserzeugenden, keimzellmutagenen oder reproduktionstoxischen Stoffen der Kategorie 1A oder 1B ausüben, wenn die Gefährdungsbeurteilung eine Gesundheitsgefährdung ergibt. Dieses Verzeichnis ist nach Ende der Exposition 40 Jahre (krebserzeugend, keimzellmutagen) bzw. fünf Jahre (reproduktionstoxisch) aufzubewahren. Seit der GefStoffV-Novelle steht diese Pflicht in § 10a, früher in § 14.

Woran das Verzeichnis hängt: Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanweisung, Lagerung

Aus den erfassten Angaben entsteht die Gefährdungsbeurteilung. Daraus folgen die Betriebsanweisung nach § 14 GefStoffV und die Prüfung der Lagerung nach der TRGS 510 „Lagerung von Gefahrstoffen in ortsbeweglichen Behältern“. Fehlt ein Stoff im Verzeichnis, fehlt er auch dort.

Die TRGS 510 ordnet Gefahrstoffe in Lagerklassen ein und regelt, welche Klassen zusammen gelagert werden dürfen. Ein Beispiel aus der Produktion: Entzündbare Lösemittel und brandfördernde Stoffe gehören nicht ungeschützt nebeneinander ins selbe Regal. Wenn im Verzeichnis zu jedem Stoff Lagerklasse und Lagerort stehen, siehst du solche Konflikte auf einen Blick, statt sie erst bei der Begehung zu entdecken. Die Lagerklasse findest du oft in Abschnitt 7 des Sicherheitsdatenblatts. Fehlt sie dort, leitest du sie mithilfe der TRGS 510 aus der Einstufung ab.

Auch die Mengenangaben im Verzeichnis zahlen sich hier aus. Die TRGS 510 knüpft einige zusätzliche Anforderungen an die gelagerte Menge. Wer weiß, wie viel von welchem Stoff wo steht, erkennt früh, ob ein Schrank, ein Raum oder ein Lager diese Schwellen erreicht. Im Friseursalon ist das selten ein Thema, in einer Lackiererei oder einem Produktionslager dagegen schnell.

Checkliste: Ist dein Gefahrstoffverzeichnis prüfsicher?

• Sind alle Bereiche erfasst, auch Lager, Putzraum, Außenbereich und Fahrzeuge?
• Enthält jeder Eintrag alle fünf Pflichtangaben nach § 6 Abs. 12 GefStoffV?
• Gibt es zu jedem Produkt ein deutsches Sicherheitsdatenblatt im aktuellen Format?
• Stimmt die Einstufung im Verzeichnis mit dem aktuellen Datenblatt überein?
• Sind CMR-Stoffe gekennzeichnet und ist geprüft, ob ein Expositionsverzeichnis nötig ist?
• Sind Lagerklasse und Lagerort erfasst und ist die Zusammenlagerung geprüft?
• Haben alle betroffenen Beschäftigten Zugriff, auch ohne PC-Arbeitsplatz?
• Ist geregelt, wer neue Produkte einträgt und alte austrägt?
• Ist das Datum der letzten vollständigen Durchsicht dokumentiert?

Wie Software das Verzeichnis pflegt

Mit wachsender Produktzahl wird die Excel-Tabelle zur Fehlerquelle: Versionen auf verschiedenen Rechnern, veraltete Datenblätter, fehlende Verknüpfungen. In Avyronis lädst du das Sicherheitsdatenblatt hoch, die KI liest Bezeichnung, Einstufung, H-Sätze und Lagerhinweise aus und legt einen Verzeichniseintrag als Entwurf an. Du ergänzt Menge und Arbeitsbereich und gibst den Eintrag frei. Aus demselben Datensatz entstehen Entwürfe für Betriebsanweisung und Gefährdungsbeurteilung, die eine fachkundige Person prüft und freigibt. Ob neben dem Verzeichnis noch weitere Pflichten offen sind, zeigt der Pflichten-Check. Was die Software kostet, steht auf der Preisseite.

Häufige Fragen

Im Video: so geht das in Avyronis

▶ Im Video: Gefahrstoffe in Avyronis · 56 Sek. · alle Modulvideos

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine rechtliche oder sicherheitstechnische Beratung im Einzelfall.