Sicherheitsbegehung per App: vom Mangel zur Maßnahme

Das Problem: Begehung gemacht, Protokoll offen

Eine Sicherheitsbegehung läuft oft so ab: Klemmbrett, ausgedruckte Checkliste, ein paar Handyfotos. Danach sitzt jemand einen halben Tag am Protokoll, ordnet Fotos zu und tippt Mängel in eine Excel-Liste. Bis das Protokoll verschickt ist, ist eine Woche vergangen. Bei der nächsten Begehung steht derselbe Mangel wieder da, und niemand weiß genau, ob die Maßnahme vom letzten Mal umgesetzt wurde.

Dazu kommt die Frage, wann welcher Bereich zuletzt begangen wurde. Ohne festen Turnus rutschen Lager, Außenbereiche oder Nebengebäude schnell durch.

▶ Im Video: Begehungen in Avyronis · 46 Sek. · alle Modulvideos

Was die Rechtslage verlangt

• § 6 Satz 2 Nr. 3 a ASiG: Fachkräfte für Arbeitssicherheit haben die Arbeitsstätten in regelmäßigen Abständen zu begehen, Mängel zu melden, Maßnahmen vorzuschlagen und auf deren Umsetzung hinzuwirken. Für Betriebsärzte gilt dasselbe nach § 3 Abs. 1 Nr. 3 a ASiG.
• § 3 Abs. 1 ArbSchG: Der Arbeitgeber muss die Maßnahmen des Arbeitsschutzes auf ihre Wirksamkeit überprüfen und bei Bedarf anpassen.
• § 5 ArbSchG: Begehungen liefern wichtige Erkenntnisse für die Gefährdungsbeurteilung.
• § 22 SGB VII: Sicherheitsbeauftragte unterstützen bei der Durchführung von Schutzmaßnahmen und achten auf Mängel.
• ISO 45001: Wer ein Arbeitsschutzmanagementsystem betreibt, muss Überwachung, Messung und Bewertung (Kapitel 9.1) sowie interne Audits (Kapitel 9.2) nachweisen. Begehungsprotokolle sind dafür ein zentraler Beleg.

Ein fester Rhythmus ist gesetzlich nicht vorgegeben. Er ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung und der Betreuungsvereinbarung. Wie du Pflichten und Turnus für deinen Betrieb einordnest, zeigt der Pflichten-Check. Wie Begehungen in Audits genutzt werden, erklärt der Artikel Audits und Compliance.

Wie Avyronis das löst

Das Modul Begehungen verbindet Checkliste, Feststellung, Foto, Maßnahme und Protokoll. Was du vor Ort erfasst, ist am Ende der Begehung schon das Protokoll.

Checklisten mit Rechtsbezug

• Avyronis bringt neun Musterkataloge mit: allgemeine Arbeitsstättenbegehung, Brandschutz, Büro und Verwaltung, Werkstatt und Instandhaltung, Lager und Flurförderzeuge, elektrische Anlagen und Betriebsmittel, Leitern und Tritte, Erste Hilfe und Notfallorganisation sowie ein internes Audit nach ISO 45001. Jede Frage nennt ihren Rechtsbezug, sodass du bei einem Mangel gleich weißt, auf welche Vorschrift er sich stützt.
• Kataloge kopierst und passt du an. Antworttypen wie i.O./Mangel/nicht zutreffend, Auswahl, Zahl oder Foto sind möglich, auch Folgefragen mit Bedingung.
• Kataloge sind versioniert. So ist nachweisbar, nach welchem Fragenstand eine Begehung durchgeführt wurde.

Vor Ort: die Begehungs-App

• Die Begehungs-App läuft auf Tablet und Handy im Browser und funktioniert auch ohne Netz. Die Daten werden übertragen, sobald wieder Verbindung besteht.
• Du arbeitest die Prüfliste Punkt für Punkt ab. „Mangel“ öffnet direkt die Feststellung mit Beschreibung, Schwere und Foto. Im Foto kannst du die Stelle markieren.
• Freie Feststellungen ohne Checklistenpunkt sind ebenfalls möglich.
• Offene Punkte aus der letzten Begehung erscheinen als Wiedervorlage. Du hakst ab, was erledigt ist, oder übernimmst den Punkt erneut. Wiederholte Mängel werden als Kette erkannt und lassen sich je Bereich auswerten.
• Teilnehmende werden mit ihrer Rolle erfasst, etwa Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt, Betriebsrat, Sicherheitsbeauftragte, Führungskraft oder Beschäftigte.

Von der Feststellung zur Maßnahme

• Aus jeder Feststellung entsteht mit einem Klick eine Maßnahme. Die Priorität ergibt sich aus der Schwere.
• Maßnahmen bekommen eine verantwortliche Person und eine Frist. Die Person sieht die Aufgabe in „Mein Bereich“ und in der App Avyronis Go.
• Bei Maßnahmen aus Begehungen ist eine Wirksamkeitsprüfung vorgesehen. Abgeschlossen wird erst, wenn das Ergebnis eingetragen ist.
• Wer einen dokumentierten Mangel nachträglich auf „in Ordnung“ setzen will, muss das begründen. Die Umbewertung steht mit Name, Datum und Begründung im Bericht.

Protokolle, die sich sehen lassen können

• Das Checklisten-Protokoll als PDF entsteht direkt aus der Begehung, inklusive Fotos und nicht bearbeiteter Prüfpunkte.
• Zusätzlich gibt es ein ausformuliertes Begehungsprotokoll als PDF und Word: je Feststellung Sachverhalt, Bewertung, empfohlene Maßnahme und Verantwortlichkeit, mit deinem Firmenlogo.
• Das Protokoll kann von der verantwortlichen Person bestätigt werden. Der Abbruch einer Begehung braucht einen Grund.

Turnus und Überblick

• Für jeden Bereich legst du Art und Intervall der Begehung fest. Avyronis legt die nächste Begehung rechtzeitig selbst an.
• Eine Bereichsübersicht zeigt, wann ein Bereich zuletzt begangen wurde, wann die nächste Begehung ansteht und wie viele Punkte offen sind.
• So erkennst du auf einen Blick, welche Bereiche lange nicht begangen wurden und wo sich offene Mängel häufen. Das hilft bei der Planung und bei Gesprächen mit Geschäftsführung, Betriebsrat oder Aufsichtsbehörde.

Beispiel: Quartalsbegehung im Lager

1. Der Turnus hat die Begehung „Lager, vierteljährlich“ angelegt, die Teilnehmenden sind eingetragen.
2. Die Fachkraft startet auf dem Tablet, arbeitet den Katalog „Lager und Flurförderzeuge“ ab und fotografiert eine beschädigte Regalstütze. Die Stelle markiert sie direkt im Foto.
3. Aus dem Mangel entsteht eine Maßnahme für die Lagerleitung mit Frist in einer Woche.
4. Am Ende der Begehung ist das Protokoll fertig und wird verteilt. Die Lagerleitung bekommt ihre Aufgabe mit Foto und Frist. Nach dem Austausch der Stütze prüft die Fachkraft die Wirksamkeit und schließt die Maßnahme. Bei der nächsten Begehung erscheint der Punkt trotzdem noch einmal als Wiedervorlage, damit vor Ort bestätigt wird, dass alles in Ordnung ist.

Für wen die Software für Sicherheitsbegehungen gedacht ist

• Fachkräfte für Arbeitssicherheit, intern oder extern, die mehrere Bereiche oder Standorte regelmäßig begehen.
• Führungskräfte und Sicherheitsbeauftragte, die eigene Kontrollgänge dokumentieren wollen.
• Betriebe mit Managementsystem nach ISO 45001, ISO 14001 oder ISO 9001, die Nachweise für Audits brauchen.

Preis und Einstieg

Das Modul Begehungen kostet ab 59 € im Monat (netto, zum Grundpaket Starter), zuzüglich Grundpaket ab 19 € im Monat. Gut kombinierbar mit Arbeitssicherheit für Geräteprüfungen und Ereignisse sowie mit Vorfällen. Alle Tarife findest du auf der Seite Preise.

Teste Avyronis 3 Wochen kostenlos mit vorbereiteter Musterorganisation, ohne Kreditkarte. Mehr zu Datenschutz und Datenverarbeitung unter Sicherheit. Praxistipps findest du im Artikel Arbeitsschutz in der Praxis.

Häufige Fragen

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine rechtliche oder sicherheitstechnische Beratung im Einzelfall.