Arbeitsschutz Software: Unfälle, Vorsorge, Beauftragungen und Maschinen

Das Problem: Arbeitsschutz verteilt auf zehn Listen

Ein Unfall wird auf einem Zettel gemeldet, der Eintrag im Verbandbuch steht woanders, und ob die Unfallanzeige rechtzeitig rausging, weiß nur die Person, die gerade im Urlaub ist. Die Termine für die arbeitsmedizinische Vorsorge stehen im Kalender der Personalabteilung. Wer Stapler fahren darf, steht in einer Excel-Tabelle, deren letzter Stand unklar ist. Und die Prüffristen für Leitern, Regale und Maschinen kennt der Hausmeister aus dem Kopf.

Jede Liste für sich funktioniert irgendwie. Zusammen ergeben sie kein Bild. Die Führungskraft kann die einfache Frage „Darf der Kollege heute an dieser Maschine arbeiten?“ nicht schnell beantworten.

Was die Rechtslage verlangt

• Unfallanzeige (§ 193 SGB VII): Unfälle mit Tod oder mehr als drei Tagen Arbeitsunfähigkeit sind dem Unfallversicherungsträger binnen drei Tagen anzuzeigen. Nach der Unfallversicherungsanzeigeverordnung (UVAV) läuft die Anzeige elektronisch über den Zugang des Unfallversicherungsträgers; der Papiervordruck ist nur noch übergangsweise zulässig.
• Verbandbuch (§ 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1): Erste-Hilfe-Leistungen dokumentieren und mindestens fünf Jahre aufbewahren, vertraulich.
• Arbeitsmedizinische Vorsorge (ArbMedVV): Pflichtvorsorge veranlassen (§ 4), Angebotsvorsorge anbieten (§ 5) und eine Vorsorgekartei führen (§ 3 Abs. 4). Ohne erforderliche Pflichtvorsorge darf die Tätigkeit nicht ausgeübt werden.
• Pflichtenübertragung (§ 13 Abs. 2 ArbSchG, § 13 DGUV Vorschrift 1): schriftlich und mit klarem Verantwortungsbereich und Befugnissen. Beauftragungen wie die Bedienerlaubnis für Flurförderzeuge (DGUV Vorschrift 68) folgen eigenen Regeln.
• Arbeitsmittel (BetrSichV): Gefährdungsbeurteilung vor der Verwendung (§ 3), Betriebsanweisung und Unterweisung (§ 12) und Prüfungen durch befähigte Personen in festgelegten Fristen (§ 14).
• Wirksamkeit (§ 3 ArbSchG): Maßnahmen müssen auf ihre Wirksamkeit überprüft werden.

Welche dieser Pflichten für deinen Betrieb gelten, zeigt dir der Pflichten-Check. Wer wofür zuständig ist, erklärt der Artikel Verantwortlichkeiten im Arbeitsschutz.

Wie Avyronis das löst

Das Modul Arbeitssicherheit bündelt vier Bereiche, die im Alltag zusammengehören: Ereignisse und Unfälle, arbeitsmedizinische Vorsorge, Qualifikationen und Beauftragungen sowie Maschinen und Geräte.

Ereignisse und Unfälle

• Unfälle, Beinahe-Unfälle und gefährliche Situationen meldest du über ein klares Formular am PC oder in der App Avyronis Go.
• Mit QR-Meldepunkten am Verbandkasten oder an der Pflasterbox erzeugt ein Scan das Ereignis und, bei Erster Hilfe, gleich den Verbandbucheintrag. Die Meldeseite gibt es in mehreren Sprachen. Beinahe-Unfälle können anonym gemeldet werden.
• Aus dem Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit berechnet Avyronis die Ausfalltage. Bei mehr als drei Tagen oder einem tödlichen Unfall wird das Ereignis automatisch als meldepflichtig gekennzeichnet.
• Für die Unfallanzeige gibt es eine Vorwarnung, bevor die Frist abläuft. Avyronis befüllt das amtliche Formular als PDF und führt dich zum Portal deines Unfallversicherungsträgers. Gesendet wird die Anzeige von dir, nicht automatisch.
• Sofortmaßnahmen weist du direkt einer Person zu, wahlweise mit Push-Nachricht oder E-Mail. Ursachenanalyse und Folgemaßnahmen hängen am Ereignis.
• Verletzungsart, Körperteil und Ursache werden einheitlich erfasst. So erkennst du Muster, etwa wiederholte Handverletzungen an derselben Maschine.
• Vertrauliche Fälle sehen nur Fachkraft und Administration. Wer eine Maßnahme umsetzt, sieht seine Aufgabe, nicht den Unfall.

Arbeitsmedizinische Vorsorge

• Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorge mit Fristen und Erinnerungen.
• Das Angebot der Vorsorge wird nachweisbar dokumentiert, auch ein Verzicht der beschäftigten Person.
• Eine Zuordnung von Stellen zu Vorsorgeanlässen zeigt Lücken auf einen Blick.
• Fehlt eine Pflichtvorsorge, weist Avyronis darauf hin, dass die Tätigkeit nicht ausgeübt werden darf.
• Die Vorsorgekartei gibt es als PDF. Gespeichert werden Anlass und Termine, keine Befunde oder Diagnosen.

Qualifikationen und Beauftragungen

• Beauftragung, Bestellung und Pflichtenübertragung sind getrennt und bekommen jeweils das passende Dokument mit der richtigen Rechtsgrundlage.
• Voraussetzungen wie Unterweisung, Eignungsuntersuchung oder Lehrgang werden hinterlegt. Fehlt eine rechtlich zwingende Voraussetzung, ist die Beauftragung gesperrt. Ein Verzicht ist nur mit Begründung möglich und wird dokumentiert.
• Vor Ablauf einer Qualifikation erinnert Avyronis rechtzeitig. Ein Widerruf braucht einen Grund.
• Führungskräfte beantragen Beauftragungen, zum Beispiel für Ersthelfer oder Brandschutzhelfer, direkt aus „Mein Team“. Die Fachkraft oder Administration genehmigt.
• Die Befähigungsübersicht in „Mein Team“ bündelt Qualifikation, Beauftragung, Unterweisung und Vorsorge je Tätigkeit zu einer Ampel.

Maschinen, Geräte und Prüffristen

• Ein Register für Maschinen und Geräte mit Inventarnummer, Standort, Einheit und verantwortlicher Stelle.
• Jedes Gerät hat eine Lebensakte: Stammdaten, Prüfungen, Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanweisung und Historie an einem Ort, als Prüfbuch druckbar.
• Prüfungen nach § 14 BetrSichV erfasst du mit Datum, Prüfer, Ergebnis, Prüfbericht und Intervall. Eine Ampel zeigt die nächste Fälligkeit, die verantwortliche Person wird erinnert.
• Für Leitern, Regale und weitere Gerätearten gibt es Prüf-Checklisten als Vorlage, die du anpassen kannst.
• Maschinen-Gefährdungsbeurteilungen bewerten jede Gefährdung nach Wahrscheinlichkeit und Schwere. Die KI kann einen Entwurf aus der Betriebsanleitung oder einem Foto vorbereiten.
• Maschinen-Betriebsanweisungen übernehmen ausgewählte Gefährdungen aus der Gefährdungsbeurteilung und zeigen Sicherheitszeichen nach ISO 7010. Der QR-Code auf dem Aushang öffnet die freigegebene Fassung ohne Anmeldung.
• Gefährdungsbeurteilung und Betriebsanweisung durchlaufen einen geführten Freigabeweg mit festgelegter freigebender Person.

Aufgaben und Maßnahmen bis zum Abschluss

Alle Maßnahmen aus Ereignissen, Prüfungen und Gefährdungsbeurteilungen landen in einer gemeinsamen Maßnahmenverwaltung mit verantwortlicher Person und Frist. Jede Person sieht ihre offenen Aufgaben in „Mein Bereich“ und in der App. Wo eine Wirksamkeitsprüfung vorgesehen ist, lässt sich die Maßnahme erst abschließen, wenn das Ergebnis eingetragen ist. Erinnerungen kannst du je Objektart einstellen, zum Beispiel für Vorsorge, Qualifikationen oder Geräteprüfungen.

▶ Im Video: Maschinen & Prüffristen in Avyronis · 48 Sek. · alle Modulvideos

▶ Im Video: Ereignisse & Maßnahmen in Avyronis · 50 Sek. · alle Modulvideos

Für wen die Arbeitsschutz-Software gedacht ist

• Fachkräfte für Arbeitssicherheit, die Unfälle, Fristen und Beauftragungen nicht mehr in getrennten Listen pflegen wollen.
• Führungskräfte, die für ihr Team sehen müssen, wer was darf und was offen ist.
• Betriebe mit Maschinen, Werkstatt oder Lager, in denen Prüffristen und Unterweisungen ständig anstehen.

Praxisbeispiele aus dem Alltag findest du im Artikel Arbeitsschutz in der Praxis.

Preis und Einstieg

Das Modul Arbeitssicherheit kostet ab 59 € im Monat (netto, zum Grundpaket Starter), zuzüglich Grundpaket ab 19 € im Monat. Gut kombinierbar ist es mit Gefahrstoffmanagement, Online-Unterweisungen und Begehungen. Alle Tarife stehen auf der Seite Preise.

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Häufige Fragen

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine rechtliche oder sicherheitstechnische Beratung im Einzelfall.