Gefahrstoffmanagement Software: vom Datenblatt bis zur Freigabe

Das Problem: Gefahrstoffe ändern sich schneller als der Ordner

In vielen Betrieben sieht das Gefahrstoffmanagement so aus: eine Excel-Liste, die irgendwann jemand angelegt hat, ein Ordner mit Sicherheitsdatenblättern in unterschiedlichen Fassungen und Betriebsanweisungen, deren Stand niemand genau kennt. Neue Produkte kommen über den Einkauf ins Haus, ohne dass die Fachkraft für Arbeitssicherheit davon erfährt. Der Lieferant schickt ein überarbeitetes Sicherheitsdatenblatt, aber die Gefährdungsbeurteilung bezieht sich noch auf die alte Fassung.

Spätestens bei einer Begehung durch die Aufsichtsbehörde oder die Berufsgenossenschaft fällt das auf. Dann geht die Suche los: Welches Datenblatt gilt? Wer hat die Betriebsanweisung freigegeben? Und warum steht im Lager ein entzündbarer Stoff neben einem brandfördernden?

Was die Rechtslage verlangt

Die zentrale Vorschrift ist die Gefahrstoffverordnung (GefStoffV). Die Verordnung wurde zum 5. Dezember 2024 umfassend geändert. Für deinen Alltag sind vor allem diese Pflichten wichtig:

• Gefährdungsbeurteilung (§ 6 GefStoffV): Vor Aufnahme der Tätigkeit beurteilen und dokumentieren (Abs. 8), regelmäßig überprüfen und bei maßgeblichen Änderungen oder neuen Informationen aktualisieren (Abs. 10). Dazu gehört die Prüfung, ob ein Stoff ersetzt werden kann (TRGS 600). Mehr dazu im Artikel Gefährdungsbeurteilung für Gefahrstoffe.
• Gefahrstoffverzeichnis (§ 6 Abs. 12 GefStoffV): mit Bezeichnung, Einstufung oder gefährlichen Eigenschaften, Mengenbereichen, Arbeitsbereichen und einem Verweis auf das Sicherheitsdatenblatt. Details im Artikel Gefahrstoffverzeichnis richtig führen.
• Betriebsanweisung und Unterweisung (§ 14 GefStoffV): schriftliche Betriebsanweisung, die zur Gefährdungsbeurteilung passt, und eine mündliche, arbeitsplatzbezogene Unterweisung vor Aufnahme der Tätigkeit und danach mindestens jährlich. Siehe Betriebsanweisung nach § 14 GefStoffV.
• Sicherheitsdatenblatt (Art. 31 REACH): Grundlage für Einstufung, Schutzmaßnahmen und Erste Hilfe. Beschäftigte brauchen Zugang dazu (Art. 35 REACH, § 14 Abs. 1 GefStoffV). Mehr im Artikel Sicherheitsdatenblätter verstehen.
• Lagerung (TRGS 510): Lagerklassen beachten und Zusammenlagerungsverbote einhalten.
• Krebserzeugende, keimzellmutagene und reproduktionstoxische Stoffe: Mit der Novelle sind die Regeln in §§ 10 und 10a GefStoffV neu geordnet. Das Expositionsverzeichnis steht jetzt in § 10a und gilt auch für reproduktionstoxische Stoffe der Kategorien 1A und 1B.

Unsicher, welche Pflichten für deinen Betrieb überhaupt gelten? Der Pflichten-Check gibt dir in wenigen Minuten einen Überblick.

Wie Avyronis dein Gefahrstoffmanagement löst

Avyronis verbindet Sicherheitsdatenblatt, Gefahrstoffverzeichnis, Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanweisung und Lagerung in einem durchgängigen Ablauf. Die Reihenfolge folgt der Rechtslogik: erst das Datenblatt, dann das Verzeichnis, dann die Gefährdungsbeurteilung, dann die Betriebsanweisung.

▶ Im Video: Gefahrstoffe in Avyronis · 56 Sek. · alle Modulvideos

Sicherheitsdatenblätter: hochladen, auslesen, prüfen

• Du lädst das Sicherheitsdatenblatt als PDF hoch. Die KI liest Angaben wie CAS-Nummer, H- und P-Sätze, Piktogramme, Lagerklasse und Wassergefährdungsklasse aus und schlägt sie vor.
• Jede KI-Angabe wird gegen den Text des Datenblatts geprüft. Was sich nicht belegen lässt, wird markiert. Bestätigt werden die Angaben von der Fachkraft oder der Administration, nicht von der KI.
• Fehlt ein aktuelles Datenblatt, kann Avyronis im Internet nach der Herstellerfassung suchen und sie übernehmen.
• Kommt eine neue Fassung, vergleicht Avyronis sie mit der alten und zeigt, ob sich nur Formales oder Relevantes geändert hat. Ältere Fassungen bleiben im Archiv.
• Freigegeben wird ein Datenblatt nur nach Prüfung durch die Fachkraft für Arbeitssicherheit oder die Administration.

Gefahrstoffverzeichnis (Gefahrstoffkataster)

• Ein zentrales Verzeichnis mit allen Produkten, Einstufung, Mengen, Arbeitsbereichen und Lagerort. Das Verzeichnis entsteht aus den Daten, die du ohnehin pflegst, und muss nicht doppelt geführt werden.
• Produkt und Stoff werden sauber getrennt: Zwei Produkte mit derselben CAS-Nummer sind zwei Einträge.
• Bestehende Excel-Listen lassen sich importieren.
• Unterwegs fotografierst du mit der App Avyronis Go das Etikett. Die KI liest die Grunddaten, du prüfst und speicherst einen Entwurf.
• Auch Stoffe, die erst bei der Tätigkeit entstehen (zum Beispiel Schweißrauch oder Holzstaub), lassen sich mit Vorlagen nach den passenden TRGS erfassen.
• Die Verantwortung hängt an einer Stelle, nicht an einer Person. Wechselt die Besetzung, zieht die Zuständigkeit mit.

Gefährdungsbeurteilung und Betriebsanweisung

• Die KI bereitet Gefährdungsbeurteilung und Betriebsanweisung als Entwurf vor, zum Beispiel aus dem Sicherheitsdatenblatt. Auf Wunsch prüft die KI auch Ersatzstoffe nach TRGS 600 und gleicht den Entwurf mit dem Datenblatt ab.
• Eine Gefährdungsbeurteilung lässt sich erst einreichen, wenn die Pflichtangaben vollständig sind.
• Der Freigabeweg ist geführt: Bearbeiten, fachlich prüfen, freigeben. Die freigebende Person wird vorher festgelegt; freigeben kann nur sie oder ihre eingetragene Vertretung. Zurück an den Bearbeiter geht es nur mit Begründung.
• Im PDF steht, auf welcher Fassung des Sicherheitsdatenblatts die Freigabe beruht.
• Für den Aushang gibt es eine Kurzfassung in mehreren Sprachen. Der QR-Code auf dem Aushang öffnet die freigegebene Betriebsanweisung ohne Anmeldung.
• Etiketten für Kleingebinde und eine Liste für die Feuerwehr erzeugst du direkt aus den Stoffdaten.

Lagerorte nach TRGS 510

• Lagerorte mit Lagerklassen, Höchstmengen, Lüftung, Brandschutz, Auffangwanne und Prüfterminen.
• Zusammenlagerungskonflikte erkennt Avyronis automatisch und zeigt sie direkt in der Liste. Eine bewusste Ausnahme ist nur mit Begründung möglich.

Fristen im Blick

Prüfintervalle für Datenblätter, Gefährdungsbeurteilungen und Betriebsanweisungen laufen in die Fristenübersicht. Vor Ablauf kann Avyronis erinnern (vom Mandanten einstellbar). Das Audit-Protokoll zeichnet ausgewählte Vorgänge auf, zum Beispiel Freigaben mit Datum und Person.

▶ Im Video: Gefährdungsbeurteilung & Betriebsanweisung in Avyronis · 54 Sek. · alle Modulvideos

Für wen die Gefahrstoffmanagement-Software gedacht ist

• Fachkräfte für Arbeitssicherheit, intern oder extern, die viele Stoffe mit wenig Zeit betreuen.
• Führungskräfte und Meister, die für ihren Bereich verantwortlich sind und schnell sehen wollen, was fehlt.
• Kleine und mittlere Betriebe in Produktion, Handwerk, Labor oder Werkstatt, die von Excel und Papierordnern wegwollen.

Wie Zuständigkeiten im Arbeitsschutz sauber verteilt werden, liest du im Artikel Verantwortlichkeiten im Arbeitsschutz.

Preis und Einstieg

Das Modul Gefahrstoffe kostet ab 99 € im Monat (netto, zum Grundpaket Starter). Dazu kommt das Grundpaket der Plattform ab 19 € im Monat. Ein Beispiel: Starter mit Gefahrstoffe kostet 118 € im Monat für bis zu 5 Nutzer mit 30 KI-Aktionen. Alle Tarife findest du auf der Seite Preise.

Du kannst Avyronis 3 Wochen kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Dein Testzugang enthält eine vorbereitete Musterorganisation, damit du nicht bei null anfängst. Weitere Module wie Arbeitssicherheit oder Online-Unterweisungen kannst du später dazubuchen. Wie wir mit deinen Daten und der KI umgehen, steht auf der Seite Datenschutz und Sicherheit.

Häufige Fragen

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine rechtliche oder sicherheitstechnische Beratung im Einzelfall.