Online Unterweisung im Arbeitsschutz mit dokumentiertem Nachweis

Das Problem: Unterweisung erledigt, Nachweis fehlt

Die jährliche Sicherheitsunterweisung steht jedes Jahr wieder an. In der Praxis heißt das: Termin finden, Schichtbetrieb berücksichtigen, Teilnehmerliste herumgeben, Unterschriften einsammeln, Liste abheften. Wer krank oder im Urlaub war, fällt durch das Raster. Neue Beschäftigte fangen an, bevor jemand an die Erstunterweisung denkt. Und wenn nach einem Unfall gefragt wird, ob der Kollege unterwiesen war, sucht man den richtigen Ordner.

Online-Unterweisungen versprechen Abhilfe. Aber nicht jedes E-Learning ist ein belastbarer Nachweis, und nicht jede Unterweisung darf vollständig online stattfinden.

Was die Rechtslage verlangt

• § 12 ArbSchG: Beschäftigte sind während der Arbeitszeit ausreichend und angemessen zu unterweisen: bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, bei neuen Arbeitsmitteln oder Technologien und regelmäßig wiederholt.
• § 4 DGUV Vorschrift 1: Unterweisung mindestens einmal jährlich, die Durchführung ist zu dokumentieren.
• § 29 JArbSchG: Jugendliche sind vor Beginn der Beschäftigung und mindestens halbjährlich zu unterweisen.
• § 14 Abs. 2 GefStoffV: Bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen muss die Unterweisung anhand der Betriebsanweisung mündlich und arbeitsplatzbezogen erfolgen, vor Aufnahme der Tätigkeit und danach mindestens jährlich. Inhalt und Zeitpunkt sind schriftlich festzuhalten und von den Unterwiesenen zu bestätigen.
• § 12 BetrSichV: Unterweisung zu Arbeitsmitteln vor der ersten Verwendung und danach in regelmäßigen Abständen, mindestens einmal jährlich, mit Datum und Namen schriftlich festgehalten.

Was heißt das für Online-Unterweisungen? Die DGUV Regel 100-001 lässt elektronische Hilfsmittel zu, wenn drei Bedingungen erfüllt sind: Die Inhalte sind auf den Arbeitsplatz zugeschnitten, das Verständnis wird geprüft, und ein Gespräch mit der unterweisenden Person ist jederzeit möglich. Für Gefahrstoffe verlangt die GefStoffV ausdrücklich eine mündliche Unterweisung. Ein Online-Kurs ersetzt sie dort nicht, er bereitet sie vor und vertieft sie. Ehrlich gesagt: Die beste Lösung ist meist eine Kombination aus beidem.

Welche Unterweisungen in deinem Betrieb anstehen, zeigt dir der Pflichten-Check.

Wie Avyronis das löst

Avyronis deckt beide Wege ab: die Online-Unterweisung mit Kurs und Test und die Präsenz-Unterweisung mit digitaler Bestätigung. Beide landen im selben Nachweis.

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Online-Kurse mit Test

• Kurse baust du in einem geführten Editor Schritt für Schritt: Grunddaten, Inhalt, Test, Zuweisung, Auswertung.
• Als Bausteine nutzt du formatierten Text, PDF, PowerPoint (wird automatisch umgewandelt) und SCORM-Pakete. Fertige Vorlagen helfen beim Start.
• Ein Verständnistest mit Bestehensgrenze gehört zu jedem aktiven Kurs. Ein Kurs lässt sich erst aktiv schalten, wenn Inhalt, Test und eine verantwortliche Person hinterlegt sind.
• Mit der Vorschau gehst du den Kurs vorher selbst durch, ohne dass etwas gespeichert wird.
• Beschäftigte können den Kurs unterbrechen und später weitermachen, auch auf dem Handy.
• Nach Abschluss geben Teilnehmende auf Wunsch eine Bewertung ab, auch anonym. Die verantwortliche Person bekommt eine Auswertung.

Zuweisung und Wiederholung

• Du weist Kurse an Personen, Abteilungen, Standorte, Stellen oder alle Beschäftigten zu.
• Neue Beschäftigte werden automatisch eingeschrieben, damit die Erstunterweisung nicht vergessen wird.
• Ein Wiederholungsintervall sorgt dafür, dass die nächste Runde rechtzeitig startet. Bei überfälligen Unterweisungen gehen Erinnerungen an die Beschäftigten und eine Übersicht an die Verantwortlichen.

Präsenz-Unterweisung mit digitaler Bestätigung

• Für Unterweisungen vor Ort, etwa an der Maschine oder zu Gefahrstoffen, legst du Thema, Anlass (Erstunterweisung, Wiederholung, anlassbezogen), Sprache und unterweisende Person fest. Ein Themen-Katalog mit gängigen Pflichtunterweisungen hilft beim Anlegen.
• Der Inhalt wird beim Versand eingefroren. So ist später belegbar, was genau unterwiesen wurde.
• Jede Person bestätigt ihre Teilnahme selbst, per Push in der App Avyronis Go oder über einen persönlichen Link per E-Mail. Zeitpunkt und Bestätigungsweg werden protokolliert. Ist die Unterweisungssprache nicht Deutsch, erscheint die Bestätigung zweisprachig.
• Ein Vermerk durch die Administration bleibt möglich, wird im Nachweis aber ehrlich als solcher ausgewiesen.

Anlässe erkennen, Jugendliche berücksichtigen

• Avyronis schlägt Unterweisungen vor, wenn ein Anlass entsteht, etwa nach der Freigabe einer neuen Betriebsanweisung oder nach einem Unfall.
• Bei Jugendlichen gilt eine Unterweisung höchstens sechs Monate, solange die Person minderjährig ist.

Nachweise, die du findest

• Nachweis-PDF je Unterweisung mit Teilnehmerliste, Bestätigungsart und Zeitpunkt.
• Führungskräfte sehen in einer Team-Übersicht, wer was absolviert hat und was offen ist.
• Jede Person sieht ihre eigene Historie in „Mein Bereich“ und kann einen persönlichen Unterweisungspass als PDF abrufen.
• Aufbewahrungsfristen stellst du in den Einstellungen ein.

So läuft die jährliche Unterweisung in der Praxis

1. Du wählst eine Vorlage, zum Beispiel die jährliche Sicherheitsunterweisung, und passt die Inhalte an deinen Betrieb an: Fluchtwege, Sammelplatz, Ansprechpersonen, typische Gefährdungen in deinen Bereichen.
2. Du ergänzt einen kurzen Test mit einigen Fragen und legst fest, ab wie vielen richtigen Antworten der Kurs bestanden ist.
3. Du weist den Kurs allen Beschäftigten zu und stellst das Intervall auf zwölf Monate.
4. Die Beschäftigten bekommen eine Nachricht, bearbeiten den Kurs am PC oder Handy und legen den Test ab. Wer Fragen hat, wendet sich an die verantwortliche Person, die im Kurs genannt ist.
5. Für die arbeitsplatzbezogenen Themen, etwa an der Maschine oder zu Gefahrstoffen, planst du ergänzend eine kurze Präsenz-Unterweisung, die die Teilnehmenden digital bestätigen.
6. Du siehst jederzeit, wer fertig ist und wer nicht, und lädst am Ende den Nachweis herunter.

Für wen die Online-Unterweisung gedacht ist

• Betriebe mit Schichtarbeit oder mehreren Standorten, in denen nie alle gleichzeitig im Raum sind.
• Fachkräfte für Arbeitssicherheit, die Inhalte einmal erstellen und für alle nutzen wollen.
• Führungskräfte, die wissen müssen, ob ihr Team unterwiesen ist, bevor es loslegt.

Mehr zur Unterweisungspraxis findest du im Artikel Arbeitsschutz in der Praxis. Für Gefahrstoff-Unterweisungen ist die Betriebsanweisung die Grundlage, die du im Modul Gefahrstoffe pflegst. Fremdfirmen unterweist du über das Modul Fremdfirmenmanagement.

Preis und Einstieg

Das Modul Online-Unterweisungen kostet ab 39 € im Monat (netto, zum Grundpaket Starter), zuzüglich Grundpaket ab 19 € im Monat. Alle Tarife findest du auf der Seite Preise.

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Häufige Fragen

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine rechtliche oder sicherheitstechnische Beratung im Einzelfall.