Betriebsanweisung für Gefahrstoffe richtig erstellen

Ein Mitarbeiter in der Lackiererei, eine neue Auszubildende im Friseursalon, ein Helfer im Lager: Alle müssen wissen, wie gefährlich die Produkte sind, mit denen sie arbeiten, und was sie konkret tun sollen. Genau dafür ist die Betriebsanweisung da. Sie ist kein Datenblatt in Kurzform. Sie ist eine verbindliche Arbeitsanweisung für einen bestimmten Arbeitsbereich und eine bestimmte Tätigkeit.

Rechtsgrundlage: § 14 GefStoffV und TRGS 555

Die Pflicht steht in § 14 Abs. 1 der Gefahrstoffverordnung. Du musst als Arbeitgeber sicherstellen, dass deinen Beschäftigten eine schriftliche Betriebsanweisung zugänglich ist, die der Gefährdungsbeurteilung nach § 6 Rechnung trägt, und zwar in einer für sie verständlichen Form und Sprache. Mindestens enthalten sein müssen:

• Informationen über die Gefahrstoffe am Arbeitsplatz, zum Beispiel Bezeichnung, Kennzeichnung und mögliche Gefährdungen für Gesundheit und Sicherheit,
• Vorsichtsmaßregeln und Schutzmaßnahmen, insbesondere Hygienevorschriften, Maßnahmen zur Verhütung einer Exposition sowie Hinweise zum Tragen und Verwenden von persönlicher Schutzausrüstung und Schutzkleidung,
• Maßnahmen bei Betriebsstörungen, Unfällen und Notfällen sowie zu deren Verhütung.

Wie das konkret aussieht, beschreibt die TRGS 555 „Betriebsanweisung und Information der Beschäftigten“. Wenn du dich an die TRGS hältst, kannst du davon ausgehen, dass du die Anforderungen der Verordnung erfüllst. Wählst du einen anderen Weg, musst du mindestens dasselbe Schutzniveau erreichen.

Eine Ausnahme: Ergibt die Gefährdungsbeurteilung für eine Tätigkeit nur eine geringe Gefährdung im Sinne von § 6 Abs. 13 GefStoffV, ist die TRGS 555 nach ihrem Anwendungsbereich nicht anzuwenden. Ein typisches Beispiel ist der haushaltsübliche Glasreiniger im Büro. Diese Einstufung muss aber aus der Gefährdungsbeurteilung hervorgehen und darf nicht einfach angenommen werden.

Gliederung: die sieben Abschnitte nach TRGS 555

Die TRGS 555 nennt in Nummer 3.2.1 folgende Inhalte. Es hat sich bewährt, sie genau in dieser Reihenfolge als Abschnitte zu verwenden:

Die Spalte rechts zeigt, warum ein gutes Sicherheitsdatenblatt so wichtig ist. Die TRGS 555 betont jedoch, dass du die übernommenen Angaben im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung auf deinen Betrieb prüfen und bei Bedarf anpassen musst.

Arbeitsplatzbezogen statt allgemein

Der häufigste Fehler ist eine Betriebsanweisung, die eigentlich nur ein gekürztes Datenblatt ist. Die TRGS 555 sagt ausdrücklich: Musterbetriebsanweisungen und automatisch erzeugte Betriebsanweisungen müssen an die betrieblichen Gegebenheiten angepasst und ergänzt werden. Konkret heißt das:

• Statt „Für ausreichende Lüftung sorgen“ schreibst du: „Absaugung am Mischplatz vor Arbeitsbeginn einschalten.“
• Statt „Geeignete Schutzhandschuhe tragen“ schreibst du: „Nitrilhandschuhe (blau, Fach 3 im Spind neben der Waschanlage) tragen. Nach Beschädigung sofort wechseln.“
• Statt „Ersthelfer verständigen“ nennst du Name oder Funktion und den Ort des Verbandkastens.

Werden in einem Bereich viele Stoffe mit ähnlichen Gefahren und gleichen Schutzmaßnahmen eingesetzt, etwa in einer Lackiererei, einem Labor oder einem Lager, erlaubt die TRGS 555 Gruppen- bzw. Sammelbetriebsanweisungen. Du brauchst also nicht für jede einzelne Spraydose eine eigene Anweisung. Voraussetzung ist, dass Gefährdungen und Schutzmaßnahmen wirklich vergleichbar sind.

Sprache: verständlich, eindeutig, umsetzbar

Die TRGS 555 macht dazu sehr konkrete Vorgaben:

• Klare Angaben, die man direkt in Handeln umsetzen kann.
• Sammelbegriffe wie „Atemschutz“ oder „Schutzbrille“ werden konkretisiert, wenn es im Betrieb verschiedene Typen gibt.
• Unbestimmte Wörter wie „regelmäßig“, „ausreichend“ oder „gelegentlich“ sollen nicht verwendet werden.
• Gebote mit „müssen“, Verbote mit „dürfen nicht“ formulieren.
• Wenn Beschäftigte nicht ausreichend Deutsch verstehen, wird die Betriebsanweisung in einer für sie verständlichen Sprache verfasst. Das muss nicht zwingend die Muttersprache sein.

Im Friseursalon mit internationalem Team kann das zum Beispiel heißen: deutsche Betriebsanweisung mit vielen Piktogrammen, dazu eine Fassung auf Türkisch oder Arabisch für die betroffenen Kolleginnen.

Form, Farben und Aushang

Eine feste äußere Form schreibt die TRGS 555 nicht vor. Sie empfiehlt aber eine einheitliche Gestaltung innerhalb des Betriebs, damit die Beschäftigten Betriebsanweisungen wiedererkennen, sowie Piktogramme und Sicherheitszeichen nach der ASR A1.3. In der Praxis hat sich für Gefahrstoff-Betriebsanweisungen ein orangefarbener bzw. roter Rahmen durchgesetzt, für Maschinen meist Blau, für Biostoffe Grün. Das ist eine bewährte Konvention, aber keine Rechtspflicht. Wichtiger als die Farbe ist, dass die Anweisung am Arbeitsplatz hängt oder dort schnell erreichbar ist.

Aktualisierung: wann die Betriebsanweisung überarbeitet werden muss

Nach § 14 Abs. 1 GefStoffV muss die Betriebsanweisung bei jeder maßgeblichen Veränderung der Arbeitsbedingungen aktualisiert werden. Die TRGS 555 ergänzt: Sie ist an neue Erkenntnisse anzupassen und muss dem Stand der Gefährdungsbeurteilung entsprechen. Typische Auslöser sind:

• ein neues Produkt oder ein Lieferantenwechsel, auch bei „gleichem“ Produkt,
• ein aktualisiertes Sicherheitsdatenblatt mit geänderter Einstufung,
• ein neues Verfahren, z. B. Sprühen statt Streichen,
• neue Schutzausrüstung oder eine neue Absaugung,
• ein Unfall oder Beinahe-Unfall,
• die Überprüfung der Gefährdungsbeurteilung.

Ein festes Prüfintervall schreibt die GefStoffV für die Betriebsanweisung nicht vor. Es ist trotzdem sinnvoll, sie spätestens bei der jährlichen Unterweisung kurz gegenzulesen.

Unterweisung: die Betriebsanweisung mit Leben füllen

Die Betriebsanweisung allein genügt nicht. Nach § 14 Abs. 2 GefStoffV müssen deine Beschäftigten anhand der Betriebsanweisung mündlich unterwiesen werden:

• vor Aufnahme der Beschäftigung und danach mindestens jährlich,
• arbeitsplatzbezogen und in verständlicher Form und Sprache,
• mit einer allgemeinen arbeitsmedizinisch-toxikologischen Beratung als Teil der Unterweisung,
• Inhalt und Zeitpunkt schriftlich festgehalten und von den Unterwiesenen durch Unterschrift bestätigt.

Die TRGS 555 nennt zusätzlich: Die Unterweisung soll durch die betrieblichen Vorgesetzten erfolgen. Du musst dich davon überzeugen, dass die Inhalte verstanden wurden. Der Nachweis ist mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Elektronische Medien dürfen die Unterweisung vorbereiten und unterstützen, die mündliche, arbeitsplatzbezogene Unterweisung ersetzen sie bei Gefahrstoffen aber nicht. Eine Online-Unterweisung eignet sich daher gut für das Grundwissen und den Nachweis. Am Arbeitsplatz zeigst du dann die Absaugung und die richtigen Handschuhe und beantwortest Fragen.

Typische Fehler in der Praxis

Bei Begehungen tauchen immer wieder dieselben Schwachstellen auf:

• Datenblatt-Kopie: Die Betriebsanweisung enthält alle 16 Abschnitte des Sicherheitsdatenblatts in Kurzform, aber keinen einzigen Hinweis auf den eigenen Arbeitsplatz.
• Veraltet: Das Produkt wurde vor zwei Jahren gewechselt, die Anweisung nennt noch das alte. Oder die Absaugung wurde erneuert, die Anweisung beschreibt noch die alte Bedienung.
• Unauffindbar: Die Anweisung liegt im Ordner beim Meister, nicht am Arbeitsplatz. Im Ernstfall weiß niemand, wo sie ist.
• Zu lang: Fünf Seiten Text liest am Mischplatz niemand. Eine Seite mit klaren Stichpunkten und Piktogrammen wirkt besser.
• Ohne Freigabe: Niemand weiß, wer die Anweisung erstellt hat und ob sie geprüft wurde. Ein Freigabevermerk mit Datum und Name schafft Klarheit.

Ob in deinem Betrieb noch Betriebsanweisungen oder andere Gefahrstoff-Pflichten offen sind, kannst du mit dem Pflichten-Check in wenigen Minuten einschätzen.

Checkliste: Ist deine Betriebsanweisung vollständig?

• Gilt sie für einen klar benannten Arbeitsbereich und eine klar benannte Tätigkeit?
• Steht das Produkt unter dem Namen drin, den die Beschäftigten kennen?
• Sind die Gefahren aus Gefährdungsbeurteilung und Datenblatt verständlich beschrieben, mit Piktogrammen?
• Sind die Schutzmaßnahmen konkret (Absaugung, Handschuhmaterial, Atemschutzfilter, Hautschutzplan)?
• Ist das Verhalten bei Leckage und Brand beschrieben, inklusive Löschmittel?
• Sind Erste Hilfe, Ersthelfer und Notrufnummer genannt?
• Ist die Entsorgung von Resten und verunreinigtem Material geregelt?
• Ist sie in einer Sprache verfasst, die alle Betroffenen verstehen?
• Passt sie zum aktuellen Stand der Gefährdungsbeurteilung und des Sicherheitsdatenblatts?
• Hängt sie am Arbeitsplatz oder ist sie dort sofort erreichbar?
• Ist die letzte Unterweisung dazu dokumentiert und unterschrieben?

Wie Software beim Erstellen hilft

Eine Betriebsanweisung von Grund auf zu schreiben, dauert. Bei Dutzenden Produkten dauert es noch viel länger. In Avyronis lädst du das Sicherheitsdatenblatt hoch, die KI liest die relevanten Abschnitte aus und erstellt einen Entwurf in der Gliederung nach TRGS 555. Du ergänzt Arbeitsplatz, konkrete Schutzausrüstung und betriebliche Abläufe. Danach prüft eine fachkundige Person den Entwurf und gibt ihn frei. Die freigegebene Betriebsanweisung ist anschließend mit Gefahrstoffverzeichnis, Gefährdungsbeurteilung und Unterweisung verknüpft. So siehst du, welche Anweisung nach einem neuen Datenblatt überarbeitet werden muss.

Häufige Fragen

Im Video: so geht das in Avyronis

▶ Im Video: Gefährdungsbeurteilung & Betriebsanweisung in Avyronis · 54 Sek. · alle Modulvideos

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine rechtliche oder sicherheitstechnische Beratung im Einzelfall.