Fremdfirmenmanagement Software: Nachweise, Einweisung, Erlaubnisscheine

Das Problem: Fremde Leute, fremde Gefahren, eigene Verantwortung

Der Elektriker kommt morgen früh, die Reinigungsfirma arbeitet nachts, und für die Dachsanierung ist ein Subunternehmer im Haus, den du noch nie gesehen hast. Wer hat die Haftpflichtversicherung geprüft? Ist die Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft noch gültig? Wurden die Monteure eingewiesen, bevor sie in die Halle gegangen sind? Und wer hat den Erlaubnisschein für die Schweißarbeiten unterschrieben?

Oft liegen diese Informationen beim Einkauf, beim Pförtner, beim Meister und in einem Ordner bei der Fachkraft für Arbeitssicherheit. Passiert dann etwas, ist der Nachweis lückenhaft, und die Verantwortung bleibt trotzdem beim auftraggebenden Betrieb.

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Was die Rechtslage verlangt

• § 8 ArbSchG: Arbeiten Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber an einem Arbeitsplatz, müssen diese zusammenarbeiten und sich gegenseitig über Gefahren unterrichten. Der Arbeitgeber muss sich vergewissern, dass Beschäftigte anderer Arbeitgeber in seinem Betrieb angemessene Anweisungen erhalten haben (Abs. 2).
• § 5 DGUV Vorschrift 1: Bei der Vergabe von Aufträgen gibt der Auftraggeber dem Auftragnehmer schriftlich auf, die maßgeblichen Arbeitsschutzvorgaben einzuhalten.
• § 6 DGUV Vorschrift 1: Arbeiten mehrere Unternehmen zusammen, stimmen sie sich ab. Bei besonderen Gefahren ist eine Person zu bestimmen, die die Arbeiten aufeinander abstimmt.
• § 13 BetrSichV und § 15 GefStoffV: Zusammenarbeit verschiedener Firmen bei Arbeitsmitteln und bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen.
• Haftung des Auftraggebers: Für Mindestlohn (§ 13 MiLoG) und Bauabzugsteuer (§ 48b EStG) gibt es eigene Nachweise, die viele Betriebe bei Fremdfirmen anfordern.

Für gefährliche Arbeiten wie Heißarbeiten oder Arbeiten in Behältern und engen Räumen sehen die Regeln der Unfallversicherung ein schriftliches Erlaubnisverfahren vor. Was davon für deinen Betrieb gilt, zeigt der Pflichten-Check. Wie Zuständigkeiten bei Fremdfirmen verteilt werden, erklärt der Artikel Verantwortlichkeiten im Arbeitsschutz.

Wie Avyronis das löst

Das Modul Fremdfirmen verbindet Firmen, Personen, Nachweise, Einsätze, Einweisungen und Erlaubnisscheine. Der Einsatz kann erst starten, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind.

Firmen und Nachweise

• Zu jeder Fremdfirma hinterlegst du Ansprechpersonen und Nachweise aus einer festen Liste, zum Beispiel Unbedenklichkeitsbescheinigung der BG, Betriebshaftpflicht, Gewerbeanmeldung, Mindestlohnerklärung, Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG, SCC- oder ISO-45001-Zertifikat und A1-Bescheinigung.
• Für jeden Nachweis gilt ein Gültigkeitsdatum. 30 Tage vor Ablauf wird er als „bald ablaufend“ markiert.
• Fehlen Pflichtnachweise oder sind sie abgelaufen, wird die Firma gesperrt. Offene Freigaben werden mit Begründung entzogen.
• Eine Ausnahmezulassung trotz fehlender Nachweise ist eine Risikoübernahme des Arbeitgebers. Erteilen darf sie nur die Administration oder eine Person mit dokumentierter Pflichtenübertragung, und die Ausnahme läuft nach höchstens 180 Tagen ab.

Personen und Qualifikationen

• Je Firma erfasst du die eingesetzten Personen mit Qualifikationen, etwa Elektrofachkraft, Schweißerprüfung, Kranführer, Hubarbeitsbühne, PSA gegen Absturz oder Atemschutztauglichkeit.
• Einzelne Personen kannst du für den Zutritt sperren, ohne die ganze Firma zu sperren.

Einweisung am Tor

• Fremdfirmen-Beschäftigte absolvieren die Sicherheitsunterweisung selbst über einen QR-Code oder einen Zugangscode am Empfang, auf dem eigenen Handy und ohne Konto.
• Die Unterweisung ist ein Kurs mit Verständnisfragen. Erst nach Bestehen gilt sie als erledigt, der Beleg wird der Person zugeordnet.
• Tor-Zugänge laufen ab und lassen sich widerrufen. Gesperrte Personen sehen am Tor „Kein Zutritt“.

Einsätze mit voller Prüfung

• Einen Einsatz legst du mit Firma, Zeitraum, Ort und den beteiligten Personen an.
• Beim Freigeben prüft Avyronis, ob die Nachweise der Firma gültig sind und alle zugeordneten Personen eine gültige Unterweisung haben.
• Auf „aktiv“ geht der Einsatz erst, wenn er freigegeben ist, die Einweisung vermerkt ist und die Firma nicht gesperrt ist.

Erlaubnisscheine

• Vorlagen für sieben typische Scheinarten: Heißarbeiten, Arbeiten in Behältern und engen Räumen, Absturzgefahr, elektrische Anlagen, Erd- und Tiefbau, Öffnen von Anlagen mit Gefahrstoffen sowie Hebearbeiten.
• Der Schein durchläuft einen festen Ablauf: einreichen, freigeben, Arbeiten starten, bei Bedarf unterbrechen und fortsetzen, abschließen. Ein erteilter Schein ist nicht mehr veränderbar. Ein Widerruf braucht einen Grund, der im PDF erscheint.
• Wo eine Freimessung vorgeschrieben ist, sind Sauerstoff und untere Explosionsgrenze Pflichtwerte, je nach Vorlage auch CO und H₂S. Avyronis prüft Grenzwerte, Messgerät und Kalibrierdatum, und die Messung darf bei der Freigabe nicht älter als 60 Minuten sein.
• Bei Heißarbeiten lässt sich der Schein erst schließen, wenn die Nachkontrolle, zum Beispiel durch die Brandwache, bestätigt ist.
• Freigeben dürfen nur Administration, Fachkraft oder Führungskraft.

Maßnahmen und Nachverfolgung

Aus jedem Einsatz und jedem Schein kannst du direkt eine Maßnahme ableiten, mit verantwortlicher Person und Frist. Wer das Modul Vorfälle nutzt und dort einen Vorfall mit zugeordneter Fremdfirma und der Lücke „fehlende Einweisung“ erfasst, bekommt automatisch die Maßnahme „Fremdfirma unterweisen“ vorgeschlagen.

Beispiel: Schweißarbeiten in der Werkhalle

1. Die Metallbaufirma ist mit gültigen Nachweisen angelegt. Zwei Monteure sind als Personen erfasst, einer mit Schweißerprüfung.
2. Beide scannen bei der Ankunft den QR-Code am Empfang und absolvieren die Sicherheitsunterweisung auf dem Handy.
3. Der Meister legt den Einsatz an und gibt ihn frei. Avyronis prüft dabei Nachweise und Unterweisungen.
4. Am Arbeitstag wird der Erlaubnisschein für Heißarbeiten erstellt und freigegeben. Die Schutzmaßnahmen, etwa Abdecken brennbarer Stoffe und Feuerlöscher bereitstellen, werden abgehakt.
5. Nach den Arbeiten bestätigt die Brandwache die Nachkontrolle, danach wird der Schein geschlossen. Das PDF dokumentiert den gesamten Ablauf.

Für wen die Fremdfirmenmanagement-Software gedacht ist

• Produktionsbetriebe und Industrie mit regelmäßigen Wartungs-, Reinigungs- und Bauarbeiten durch externe Firmen.
• Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Instandhaltungsleitungen, die Erlaubnisscheine ausstellen und überwachen.
• Empfang und Werkschutz, die wissen müssen, wer heute rein darf.

Wie Nachweise bei Audits geprüft werden, liest du im Artikel Audits und Compliance.

Preis und Einstieg

Das Modul Fremdfirmen kostet ab 49 € im Monat (netto, zum Grundpaket Starter), zuzüglich Grundpaket ab 19 € im Monat. Es lässt sich mit Arbeitssicherheit und Online-Unterweisungen kombinieren. Alle Tarife findest du auf der Seite Preise.

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Häufige Fragen

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine rechtliche oder sicherheitstechnische Beratung im Einzelfall.