Vorfallmanagement Software: ein Meldeweg für besondere Vorkommnisse

Das Problem: Was nicht gemeldet wird, kann niemand verbessern

Ein Besucher wird im Gebäude eingeschlossen, weil niemand den Rundgang kannte. Ein Leiharbeiter versteht die Anweisung nicht, weil er kein Deutsch spricht. An der Laderampe läuft Öl aus einem Fass. Eine Lieferung geht mit falscher Kennzeichnung raus. Keiner wurde verletzt, also landet nichts im Unfallbuch. Erzählt wird es trotzdem: in der Kaffeeküche, per WhatsApp oder gar nicht.

Genau diese besonderen Vorkommnisse zeigen, wo Abläufe, Unterweisungen oder Zuständigkeiten nicht funktionieren. Ohne festen Meldeweg gehen sie verloren, und beim nächsten Mal geht es vielleicht nicht so glimpflich aus.

Was die Rechtslage und die Normen verlangen

• § 3 Abs. 1 ArbSchG: Der Arbeitgeber muss die Maßnahmen des Arbeitsschutzes auf ihre Wirksamkeit überprüfen und sich um eine ständige Verbesserung bemühen. Vorkommnisse sind dafür eine wichtige Quelle.
• § 5 ArbSchG: Erkenntnisse aus Vorkommnissen fließen in die Gefährdungsbeurteilung ein.
• § 16 ArbSchG: Beschäftigte sollen unmittelbare erhebliche Gefahren und Defekte an Schutzsystemen melden. Dafür braucht es einen einfachen Weg.
• ISO 45001, ISO 14001 und ISO 9001 (jeweils Kapitel 10.2): Vorfälle und Nichtkonformitäten müssen erfasst, Ursachen ermittelt, Korrekturmaßnahmen umgesetzt und deren Wirksamkeit bewertet werden.

Wichtig: Behördliche Meldepflichten, etwa bei Arbeitsunfällen nach § 193 SGB VII oder bei bestimmten Umweltereignissen, gelten unabhängig davon. Welche Pflichten für deinen Betrieb zutreffen, zeigt der Pflichten-Check.

Vorfälle und Ereignisse: zwei Wege, zwei Zwecke

Avyronis unterscheidet bewusst zwischen zwei Arten von Meldungen:

• Ereignisse sind Unfälle, Beinahe-Unfälle und gefährliche Situationen im Arbeitsschutz. Diese Meldungen gehören zum Modul Arbeitssicherheit, mit Unfallanzeige, Verbandbuch und QR-Meldepunkten am Verbandkasten.
• Vorfälle sind besondere Vorkommnisse am Standort, die nicht in dieses Raster passen: organisatorische Pannen, Sicherheitslücken, Umwelt- oder Qualitätsthemen, Situationen mit Besuchern oder Fremdfirmen. Dafür ist das Modul Vorfälle da.

So bleibt die Unfallstatistik sauber, und trotzdem geht kein Hinweis verloren.

Wie Avyronis das löst

Ein Meldeweg für alle, auch ohne Konto

• Intern erfasst du Vorfälle direkt in der Plattform mit Titel, Beschreibung, Zeitpunkt, Ort, Einheit, Schweregrad und beteiligten Personen.
• Für alle anderen gibt es einen QR-Code, zum Beispiel am Empfang, am Werkstor oder im Aufenthaltsraum. Wer scannt, meldet ohne Anmeldung: Was ist passiert, wann, was wurde sofort getan. Der Name ist freiwillig.
• Die Meldeseite gibt es auf Deutsch, Englisch, Polnisch und Türkisch. Das hilft gerade bei Leiharbeit und Fremdfirmen.
• Die meldende Person kann ankreuzen, was aufgefallen ist: fehlende Einweisung, Sprachproblem, Alleinarbeit, unklare Notrufkette, Zutritt oder Fluchtweg, beteiligte Fremdfirma, Ausrüstung oder PSA. Diese Lücken stehen später im Bericht.
• Jede QR-Meldung bekommt ein eigenes Aktenzeichen. Eine fortlaufende Nummer wird bewusst nicht angezeigt, damit Außenstehende keine Rückschlüsse auf die Zahl der Vorfälle ziehen können.
• QR-Zugänge lassen sich jederzeit abschalten oder austauschen. Ein abgeschalteter Code führt zu einem klaren Hinweis, keine Meldung verschwindet still.

Geführte Bearbeitung statt freier Statuswahl

• Jeder Vorfall durchläuft einen festen Weg: neu, in Bearbeitung, Maßnahmen festgelegt, abgeschlossen. Im Detail siehst du immer genau einen nächsten Schritt.
• Wer abschließen und wer wieder öffnen darf, stellt die Administration ein. Ein Wiederöffnen wird mit Vermerk protokolliert.
• Ursache, offene Punkte und Sofortmaßnahmen werden am Vorfall dokumentiert. Jede Änderung landet im Verlauf.
• Wer einen Vorfall sehen darf, hängt von Rolle und Organisationseinheit ab.

Maßnahmen, die wirken

• Aus dem Vorfall heraus legst du Maßnahmen mit Beschreibung, verantwortlicher Person, Frist und Priorität an. Die Person wird benachrichtigt und sieht die Aufgabe in „Mein Bereich“ und in der App Avyronis Go.
• Für Maßnahmen aus Vorfällen ist eine Wirksamkeitsprüfung vorgesehen. Abgeschlossen wird erst, wenn das Ergebnis eingetragen ist.
• Erfasst du intern einen Vorfall mit zugeordneter Fremdfirma und der Lücke „fehlende Einweisung“, legt Avyronis automatisch die Maßnahme „Fremdfirma unterweisen“ an. Mehr dazu im Modul Fremdfirmenmanagement.

Bericht und Auswertung

• Für jeden Vorfall erzeugst du einen PDF-Bericht mit Eckdaten, Hergang, aufgedeckten Lücken, Maßnahmen und Verlauf.
• Die Vorfallliste zeigt Status und Schweregrad auf einen Blick. Du filterst nach Status und suchst nach Titel oder Nummer.

Beispiel: Monteur ohne Einweisung in der Halle

1. Eine Mitarbeiterin bemerkt einen Monteur einer Fremdfirma, der ohne Begleitung und ohne Einweisung in der Produktionshalle arbeitet. Die Kollegin scannt den QR-Code am Hallentor und beschreibt die Situation in zwei Sätzen.
2. Dann kreuzt sie „Keine Einweisung“ und „Fremdfirma beteiligt“ an und schickt die Meldung ab, ohne sich anzumelden.
3. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit sieht den neuen Vorfall, nimmt ihn in Bearbeitung, ordnet die Fremdfirma zu und legt die Maßnahme „Fremdfirma unterweisen“ an.
4. Die zuständige Führungskraft bekommt die Maßnahme mit Frist. Nach der Einweisung wird die Wirksamkeit geprüft, und der Vorfall wird abgeschlossen.
5. Der PDF-Bericht dokumentiert Hergang, Lücke, Maßnahme und Verlauf, zum Beispiel für das nächste Audit.

So führst du den Meldeweg ein

Lege einen QR-Zugang an, drucke den Aushang und hänge ihn dort auf, wo Menschen vorbeikommen. Erkläre in der nächsten Unterweisung kurz, wofür der Code gedacht ist und dass niemand für eine Meldung Ärger bekommt. Entscheidend ist, dass Meldende sehen, dass etwas passiert. Berichte deshalb regelmäßig, welche Maßnahmen aus Meldungen entstanden sind.

▶ Im Video: Avyronis Go & Formulare in Avyronis · 42 Sek. · alle Modulvideos

Für wen die Vorfallmanagement-Software gedacht ist

• Betriebe mit Publikumsverkehr, Besuchern oder vielen Fremdfirmen, in denen Meldungen auch von Menschen ohne Konto kommen.
• HSEQ-Verantwortliche mit Managementsystem, die Vorfälle und Korrekturmaßnahmen für Audits nachweisen müssen. Mehr im Artikel Audits und Compliance.
• Standortleitungen, die wissen wollen, was in ihrem Bereich passiert, bevor es ernst wird.

Wer im Betrieb für die Bearbeitung zuständig sein sollte, erklärt der Artikel Verantwortlichkeiten im Arbeitsschutz.

Preis und Einstieg

Das Modul Vorfälle kostet ab 39 € im Monat (netto, zum Grundpaket Starter), zuzüglich Grundpaket ab 19 € im Monat. Es ergänzt Arbeitssicherheit und Begehungen. Alle Tarife findest du auf der Seite Preise.

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Häufige Fragen

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine rechtliche oder sicherheitstechnische Beratung im Einzelfall.