Prüffristen für Arbeitsmittel: was die BetrSichV verlangt

Leiter, Stapler, Bohrmaschine, Hochregal: Alles, was im Betrieb benutzt wird, ist ein Arbeitsmittel im Sinne der Betriebssicherheitsverordnung. Und fast alles davon muss regelmäßig geprüft werden. Die häufigste Frage dazu lautet: Wie oft? Die ehrliche Antwort: Für viele Arbeitsmittel gibt es keine feste Frist im Gesetz. Du legst sie selbst fest, und zwar über die Gefährdungsbeurteilung. Für einige Arbeitsmittel gibt es aber Höchstfristen oder anerkannte Richtwerte. Dieser Artikel zeigt, wie das System funktioniert, und gibt dir eine Übersicht über die wichtigsten Fristen.

Die Rechtsgrundlage: BetrSichV §§ 3 und 14

Zwei Paragraphen der Betriebssicherheitsverordnung bilden den Kern:

• § 3 Abs. 6 BetrSichV: Der Arbeitgeber ermittelt Art und Umfang erforderlicher Prüfungen und legt die Fristen wiederkehrender Prüfungen fest, soweit die Verordnung selbst keine Vorgaben macht. Die Fristen sind so zu bemessen, dass das Arbeitsmittel bis zur nächsten Prüfung sicher verwendet werden kann. Höchstfristen aus den Anhängen der Verordnung dürfen nicht überschritten werden. Außerdem legt der Arbeitgeber fest, welche Voraussetzungen die prüfenden Personen erfüllen müssen.
• § 14 Abs. 1 BetrSichV: Arbeitsmittel, deren Sicherheit von den Montagebedingungen abhängt, sind vor der ersten Verwendung und nach jeder Montage durch eine zur Prüfung befähigte Person zu prüfen.
• § 14 Abs. 2 BetrSichV: Arbeitsmittel, die Schäden verursachenden Einflüssen ausgesetzt sind, sind wiederkehrend in den nach § 3 Abs. 6 ermittelten Fristen durch eine befähigte Person zu prüfen. Zeigt sich, dass ein Arbeitsmittel nicht bis zur nächsten Prüfung sicher verwendet werden kann, ist die Frist neu festzulegen.

Für überwachungsbedürftige Anlagen wie Aufzüge, größere Druckanlagen oder Anlagen in explosionsgefährdeten Bereichen gelten zusätzlich die §§ 15 bis 17 und Anhang 2 der Verordnung, teilweise mit Prüfungen durch eine zugelassene Überwachungsstelle (ZÜS).

Außerordentliche Prüfungen: nicht nur nach Kalender

Neben den wiederkehrenden Prüfungen kennt § 14 Abs. 3 BetrSichV zwei Anlässe, die unabhängig von der Frist eine Prüfung auslösen. Nach prüfpflichtigen Änderungen ist das Arbeitsmittel vor der nächsten Verwendung durch eine befähigte Person zu prüfen. Und nach außergewöhnlichen Ereignissen, die die Sicherheit beeinträchtigen können, darf es erst nach einer außerordentlichen Prüfung weiterverwendet werden. Als Beispiele nennt die Verordnung Unfälle, längere Zeiträume der Nichtverwendung und Naturereignisse. Praktisch heißt das: Der Stapler, der gegen ein Regal gefahren ist, wird geprüft, bevor er wieder fährt, und das Regal ebenfalls.

Die Gefährdungsbeurteilung legt die Frist fest

Die Prüffrist ist kein Wert, den du in einer Tabelle nachschlägst und dann vergisst. Sie ist das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung für das Arbeitsmittel. Dabei spielen unter anderem eine Rolle:

• Herstellerangaben in der Betriebsanleitung
• Nutzungshäufigkeit und Beanspruchung, etwa Schichtbetrieb oder raue Umgebung
• Erfahrungen aus früheren Prüfungen, also Zahl und Art der gefundenen Mängel
• Unfälle und Beinahe-Unfälle mit vergleichbaren Arbeitsmitteln
• Vorgaben aus Unfallverhütungsvorschriften, DGUV-Regeln, Technischen Regeln (TRBS) und Normen

Richtwerte aus dem Regelwerk sind ein guter Startpunkt. Wenn die Gefährdungsbeurteilung kürzere Fristen ergibt, gelten die kürzeren. Längere Fristen musst du begründen können, und gesetzliche Höchstfristen sind tabu.

Wer darf prüfen? Die zur Prüfung befähigte Person

Nach § 2 Abs. 6 BetrSichV ist eine zur Prüfung befähigte Person jemand, der durch Berufsausbildung, Berufserfahrung und zeitnahe berufliche Tätigkeit über die erforderlichen Kenntnisse zur Prüfung von Arbeitsmitteln verfügt. Die TRBS 1203 „Zur Prüfung befähigte Personen“ konkretisiert diese drei Säulen. Ein Wochenendkurs allein macht noch keine befähigte Person. Zur zeitnahen Tätigkeit gehört, dass die Person regelmäßig vergleichbare Prüfungen durchführt und sich weiterbildet.

Der Arbeitgeber legt fest, welche Anforderungen die Prüfperson für welches Arbeitsmittel erfüllen muss, und beauftragt sie. Das kann eine eigene Fachkraft sein, zum Beispiel ein Elektriker für die Prüfung ortsveränderlicher Geräte, oder ein externer Prüfdienst. Manche Unfallverhütungsvorschriften sprechen noch vom „Sachkundigen“. Gemeint ist in der Praxis eine Person mit vergleichbarer Qualifikation.

Übersicht: Prüffristen für typische Arbeitsmittel

Die Tabelle nennt nur Fristen, die sich direkt aus Vorschriften, Regeln oder Normen ergeben. Wo es keine feste Frist gibt, steht „nach Gefährdungsbeurteilung“. Prüfe im Einzelfall immer auch die Herstellerangaben und die Vorgaben deiner Berufsgenossenschaft.

Zwei Hinweise zur Tabelle: Bei Druckbehältern hängt es von Volumen, Druck und Fluid ab, ob eine ZÜS oder eine befähigte Person prüft. Und bei ortsveränderlichen elektrischen Geräten ist der Richtwert von sechs Monaten genau das: ein Richtwert. Ein Bürobetrieb mit geringer Fehlerquote kommt zu längeren Fristen, eine Baustelle eher zu kürzeren. Die DGUV Information 203-071 betont dazu: Prüffristen sind keine Wunschfristen. Weichst du vom Richtwert ab, musst du das begründen. Auch Geräte, die schon bei der Sichtprüfung durchfallen oder vorher aussortiert werden, zählen bei der Fehlerquote mit.

Dokumentation nach § 14 Abs. 7 BetrSichV

Jede Prüfung muss aufgezeichnet werden. Die Aufzeichnung enthält nach § 14 Abs. 7 BetrSichV mindestens:

• Art der Prüfung
• Prüfumfang
• Ergebnis der Prüfung
• Name und Unterschrift der befähigten Person, bei ausschließlich elektronisch übermittelten Dokumenten eine elektronische Signatur

Die Aufzeichnungen sind mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren. Elektronische Aufbewahrung ist ausdrücklich erlaubt. Wird ein Arbeitsmittel an wechselnden Orten eingesetzt, etwa auf Baustellen oder im Kundendienst, muss am Einsatzort ein Nachweis über die letzte Prüfung vorliegen.

In der Praxis bewährt es sich, zusätzlich eine eindeutige Kennung des Arbeitsmittels, den Standort, das Prüfdatum, das nächste Fälligkeitsdatum und den Umgang mit festgestellten Mängeln festzuhalten. Ein Mangel ohne erledigte Maßnahme ist bei einer Kontrolle schlechter als gar keine Prüfung.

Prüfkennzeichnung: Plakette ja oder nein?

Eine allgemeine Pflicht, geprüfte Arbeitsmittel mit einer Prüfplakette zu kennzeichnen, enthält die BetrSichV nicht. Trotzdem ist die Plakette mit dem nächsten Prüftermin weit verbreitet und sinnvoll. Wer das Gerät benutzt, sieht sofort, ob es noch in der Frist ist. Für Arbeitsmittel an wechselnden Einsatzorten kann sie als Prüfnachweis vor Ort dienen. Beachte aber: Eine Plakette belegt nur, dass geprüft wurde, nicht, dass das Gerät heute mängelfrei ist. Die Sichtkontrolle vor der Benutzung bleibt Pflicht der Beschäftigten, und das gehört in die Unterweisung.

So baust du ein Prüffristen-System auf

1. Inventar erstellen: Erfasse alle prüfpflichtigen Arbeitsmittel mit eindeutiger Nummer, Standort und verantwortlicher Stelle. Vergiss Leitern, Verlängerungskabel und Mehrfachsteckdosen nicht.
2. Fristen festlegen: Leite die Frist aus Gefährdungsbeurteilung, Herstellerangaben und Regelwerk ab und dokumentiere die Begründung.
3. Prüfpersonen bestimmen: Lege fest, wer welches Arbeitsmittel prüfen darf, und halte die Qualifikation nach TRBS 1203 fest.
4. Termine überwachen: Fälligkeiten müssen rechtzeitig vor Ablauf bei der verantwortlichen Person ankommen, nicht erst danach.
5. Mängel nachverfolgen: Jeder Mangel bekommt eine Maßnahme, eine verantwortliche Person und einen Termin. Nicht sichere Arbeitsmittel werden bis zur Instandsetzung gesperrt.
6. Fristen nachjustieren: Häufen sich Mängel, wird die Frist verkürzt. Bleibt ein Arbeitsmittel über Jahre mängelfrei, kann eine begründete Verlängerung sinnvoll sein, sofern keine Höchstfrist entgegensteht.

Checkliste: Sind deine Prüffristen im Griff?

• Gibt es ein vollständiges Verzeichnis aller prüfpflichtigen Arbeitsmittel?
• Ist für jedes Arbeitsmittel eine Prüffrist festgelegt und begründet?
• Werden gesetzliche Höchstfristen und Vorgaben aus Unfallverhütungsvorschriften eingehalten?
• Ist für jede Prüfung festgelegt, wer sie durchführen darf?
• Enthält jedes Prüfprotokoll Art, Umfang, Ergebnis, Name und Unterschrift der Prüfperson?
• Liegt bei Arbeitsmitteln an wechselnden Orten ein Prüfnachweis am Einsatzort vor?
• Werden festgestellte Mängel nachverfolgt und abgeschlossen?
• Werden überfällige Prüfungen rechtzeitig erkannt und eskaliert?
• Kennen die Beschäftigten die Sichtkontrolle vor der Benutzung?

Prüffristen sind nur ein Teil der Pflichten rund um Arbeitsmittel. Einen Überblick über alle Pflichten für deinen Betrieb gibt der Pflichten-Check. Mängel, die bei Begehungen auffallen, gehören in dasselbe System wie die Prüfbefunde. Wie du die Zuständigkeit für Prüfungen schriftlich überträgst, erklärt der Artikel zu den Verantwortlichkeiten im Arbeitsschutz.

Wie Avyronis dabei unterstützt

In Avyronis führst du ein Register für Maschinen und Geräte, in dem zu jedem Arbeitsmittel die Prüffristen hinterlegt sind. Rechtzeitig vor Fälligkeit erinnert das System die verantwortliche Person, überfällige Prüfungen werden eskaliert. Prüfbefunde lassen sich als Maßnahmen weiterverfolgen, bis sie erledigt und auf Wirksamkeit geprüft sind. Was das kostet, steht auf der Preisseite.

Häufige Fragen

Im Video: so geht das in Avyronis

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Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine rechtliche oder sicherheitstechnische Beratung im Einzelfall.